Jak podłączyć skrzynkę e-mail do obsługi klientów

Dyskusje i wiadomości Allegro obsługujesz w jednym panelu, a maile od klientów w drugim, w programie pocztowym. Wystarczy jeden przeoczony mail o zwrocie, żeby sprawa wróciła do Ciebie już jako negatywna ocena albo dyskusja. W Salecare podłączasz własną skrzynkę e-mail, a poczta od klientów trafia na tę samą listę na stronie Wiadomości co korespondencja z Allegro. Zamiast dwóch programów masz jedną aplikację, w której obsługujesz wszystkie rozmowy z klientami.

Krok 1. Podłącz skrzynkę e-mail

Wejdź w Ustawienia, Integracje, Skrzynki e-mail i kliknij Podłącz skrzynkę. Na tę stronę dojdziesz też ze strony Wiadomości, pozycją Skrzynki e-mail pod przyciskiem Ustawienia nad listą. Panel Podłącz skrzynkę e-mail zaczyna się od adresu. Gdy go wpiszesz, Salecare szuka serwerów poczty, a pod polem mówi, czy je znalazł. Sam zna serwery Gmaila, także firmowych domen w Google Workspace, oraz WP, o2, Onetu, Interii, Yahoo i iCloud. Dla innej poczty sekcja Serwery poczty rozwija się sama. Serwery, porty i szyfrowanie SMTP i IMAP znajdziesz wtedy u swojego dostawcy. Połączenie działa przez SMTP i IMAP, więc pasuje do zwykłej firmowej poczty. W tej samej sekcji wpiszesz login, gdy serwer nie loguje adresem e-mail.

Salecare łączy się ze skrzynką wyłącznie loginem i hasłem. W polu Hasło wpisz hasło do skrzynki, a dla Gmaila, Yahoo i iCloud hasło aplikacji. W polu Nazwa nadawcy wpisz nazwę, którą kupujący zobaczy przy Twoim adresie w odpowiedzi. Bez niej kupujący zobaczy sam adres. Odpowiedź na pytanie Kto pisze na ten adres? opisuje sekcja o ustawieniach skrzynki niżej. Skrzynek Outlook.com i Microsoft 365, także z adresami hotmail.com i live.com, Salecare nie obsługuje. Microsoft wyłączył logowanie hasłem w zewnętrznych programach pocztowych, a Salecare łączy się tylko hasłem. Panel mówi o tym pod tytułem.

Przycisk Podłącz zapisuje skrzynkę i od razu sprawdza połączenie, logując się na serwerze wychodzącym i przychodzącym. Gdy się uda, panel się zamyka, a komunikat mówi, że e-maile z ostatnich 30 dni pojawią się na stronie Wiadomości. Gdy któryś serwer odmówi, skrzynka zostaje na liście ze stanem „Nie działa”, a panel zostaje otwarty z jej ustawieniami. U góry panelu stoi „Nie udało się zalogować. Sprawdź hasło aplikacji.”, gdy serwer odrzucił hasło. W innym przypadku stoi tam informacja, z którym serwerem, SMTP czy IMAP, nie udało się połączyć, a pod nią treść błędu. Popraw hasło albo serwery i kliknij Podłącz jeszcze raz. Salecare pobiera pocztę dopiero po udanym sprawdzeniu połączenia. Po nieudanym nie pobiera nic, dopóki kolejne się nie powiedzie, nawet gdy odmówił tylko serwer wychodzący.

Każda skrzynka ma na liście wiersz z adresem i stanem. Podłączona skrzynka pokazuje, kiedy Salecare ostatnio pobrał z niej pocztę. Skrzynka, która wymaga poprawki, ma plakietkę „Nie działa” i datę, od której poczta nie jest pobierana, a odłączona plakietkę „Odłączona”. Kliknięcie wiersza otwiera ustawienia skrzynki. Gdy serwer odrzucił hasło albo skrzynka jest odłączona, kursor stoi od razu w polu hasła, żeby wpisać je jeszcze raz. Gdy nie działa połączenie z serwerem, ustawienia otwierają się z rozwiniętą sekcją Serwery poczty. Menu przy wierszu ma pozycje Sprawdź połączenie i Odłącz. Odłączona skrzynka nie ma menu, bo nie ma czego sprawdzać ani odłączać. Odłączenie usuwa zapisane hasło, a historia rozmów zostaje.

Gdy połączenie zerwie się później, przy zwykłym pobieraniu poczty, skrzynka też dostaje stan „Nie działa”, a w dzwonku pojawia się powiadomienie, które prowadzi do jej wiersza. Salecare sam ponawia wtedy pobieranie w coraz dłuższych odstępach, najrzadziej co 8 godzin, i po udanej próbie skrzynka wraca do stanu „Podłączona”.

Hasło aplikacji dla Gmaila i Yahoo

Gmail, Yahoo i iCloud nie wpuszczają zewnętrznych programów pocztowych na zwykłe hasło do konta, dlatego w polu Hasło wpisz hasło aplikacji. Link Hasło aplikacji dla Gmaila i Yahoo obok pola Hasło otwiera ten opis. W Gmailu utworzysz je w ustawieniach bezpieczeństwa konta Google, dopiero po włączeniu weryfikacji dwuetapowej na tym koncie. W Yahoo utworzysz je w ustawieniach bezpieczeństwa konta Yahoo. W iCloud utworzysz je na stronie konta Apple, w ustawieniach logowania i bezpieczeństwa, także dopiero po włączeniu weryfikacji dwuetapowej na koncie Apple. Hasło wpisujesz tylko przy podłączaniu skrzynki albo przy jego zmianie, a Salecare nigdy go nie pokazuje. W ustawieniach skrzynki puste pole hasła zostawia obecne hasło. WP, o2, Onet i Interia przyjmują zwykłe hasło do poczty. Skrzynek Outlook.com i Microsoft 365 Salecare nie obsługuje, bo Microsoft wyłączył logowanie hasłem w zewnętrznych programach pocztowych, a Salecare łączy się tylko hasłem.

Ustawienia skrzynki

Kliknięcie wiersza skrzynki otwiera panel z jej adresem w tytule. Są w nim te same pola co przy podłączaniu, w sekcji Serwery poczty także osobne loginy SMTP i IMAP oraz folder IMAP, a w sekcji Więcej ustawień pola Odpowiedzi na adres, Podpis, Pobieraj pocztę od, Folder wysłanych i Zapisuj kopię w wysłanych. O codziennej obsłudze decydują trzy z nich.

• Kto pisze na ten adres? Tylko kupujący dostaje automatyczne potwierdzenie odbioru i szkic odpowiedzi od AI. Przy domyślnej odpowiedzi „Kupujący i inni nadawcy” kupującym jest nadawca z zamówieniem na Allegro. To ktoś, kogo adres jest w jednym z Twoich zamówień, albo kto pisze z adresu w domenie allegromail.pl. W zamówieniach Allegro adres kupującego to zwykle właśnie adres zastępczy w tej domenie. W praktyce kupującym jest więc ten, kto pisze z adresu allegromail.pl. Kupujący, który napisze z prywatnej skrzynki, na przykład z Gmaila, trafi do rozmów bez potwierdzenia i bez szkicu. Odpowiedź „Tylko kupujący” traktuje jak kupującego każdego nadawcę. Na firmową skrzynkę piszą też hurtownia, księgowa i kurier, a potwierdzenia wysłanego do nich nie da się cofnąć, więc „Tylko kupujący” wybierz wyłącznie dla skrzynki, na którą piszą sami kupujący. Maile od innych nadawców i tak trafiają do rozmów, odpowiadasz na nie sam.
• Podpis. Salecare dopisuje go pod każdą odpowiedzią, a pod podpisem cytuje wiadomość kupującego, tak jak robi to program pocztowy.
• Folder wysłanych. Salecare czyta go razem ze skrzynką odbiorczą. Odpowiedź wysłana z telefonu albo z programu pocztowego trafia do rozmowy jako Twoja przy najbliższym pobraniu poczty, zwykle w ciągu 15 minut. Wtedy sprawa przestaje czekać na odpowiedź i nikt z zespołu nie odpisze drugi raz. Pole możesz zostawić puste. Salecare sam znajdzie folder, który serwer oznacza jako folder wysłanych albo który nazywa się typowo, na przykład Wysłane albo Sent, i wpisze jego nazwę w to pole. Gdy pole zostaje puste także po udanym sprawdzeniu połączenia, Salecare nie widzi odpowiedzi wysłanych spoza Salecare, więc wpisz nazwę folderu sam. Pole Zapisuj kopię w wysłanych jest zaznaczone od początku. Dzięki temu odpowiedź wysłana z Salecare pojawia się też w folderze wysłanych w Twoim programie pocztowym. Gmail zapisuje ją tam sam, więc do skrzynki Gmail kopia nie jest dodawana.

Pole Pobieraj pocztę od przydaje się rzadko. Pierwsze pobranie poczty rusza zaraz po podłączeniu skrzynki i obejmuje ostatnie 30 dni. Datę z tego pola Salecare bierze tylko wtedy, gdy czyta skrzynkę od początku, na przykład gdy serwer poczty zmieni numerację wiadomości.

Gdy w ustawieniach zmienisz serwer, port, szyfrowanie, login, hasło albo folder IMAP, Salecare zaraz po zapisie sam sprawdza połączenie i pokazuje wynik w komunikacie. Gdy się nie uda, skrzynka dostaje stan „Nie działa”, a pobieranie poczty czeka na udane sprawdzenie. Pozostałe zmiany, na przykład podpisu, nazwy nadawcy, folderu wysłanych albo tego, kto jest kupującym, nie wymagają nowego sprawdzenia i nie przerywają pobierania poczty.

Krok 2. Znajdź pocztę na liście Wiadomości

W menu bocznym wejdź w Wiadomości. E-maile od kupujących, które czekają na odpowiedź, stoją na widoku „Do odpowiedzi” razem z dyskusjami i reklamacjami. Każdy e-mail z podłączonej skrzynki jest na widoku „Wszystkie”, z rodzajem „E-mail”. Na widok „Do odpowiedzi” trafia tylko e-mail od nadawcy, który według ustawienia Kto pisze na ten adres? jest kupującym, a e-mail od pozostałych nadawców jest tylko na widoku „Wszystkie”. Kryterium Rodzaj w panelu Filtry zostawia same e-maile. Pierwsze pobranie rusza zaraz po podłączeniu skrzynki i obejmuje ostatnie 30 dni. Salecare pobiera pocztę partiami po 200 wiadomości, od najstarszej, a gdy zaległość jest większa, kolejne partie idą jedna po drugiej. Przy dużej skrzynce pierwsza synchronizacja trwa więc dłużej, a dzisiejsze maile pojawią się dopiero po starszych. Rozmowa, w której kupujący pisał ostatnio ponad 30 dni temu, trafia do ukrytych, więc na liście zostaje to, na co warto jeszcze odpowiedzieć. Potem nowe wiadomości pojawiają się tutaj co 15 minut.

Do maili wysłanych przed podłączeniem skrzynki Salecare nie wysyła automatycznych potwierdzeń, bo na część z nich mogłeś już odpowiedzieć z innego programu. Tak samo jest z mailem, który Salecare pobrał później niż dwie godziny po jego nadejściu, na przykład po przerwie w pobieraniu poczty. Potwierdzenie nie wychodzi też, gdy w tym samym pobraniu Salecare znajdzie w folderze wysłanych Twoją odpowiedź na ten mail. Szkice odpowiedzi AI, gdy je włączysz, powstają natomiast dla maili kupujących bez odpowiedzi z ostatnich 14 dni, także tych sprzed podłączenia skrzynki. Każdy szkic jest rozliczany z Portfela AI.

Poczta od Allegro, na przykład ostrzeżenia o usunięciu oferty i powiadomienia o wpłatach, trafia z tej skrzynki na widok „Od Allegro”. Bez podłączonej skrzynki ten widok pokazuje tylko wiadomości z Centrum wiadomości i mówi o tym pod listą. Liczba przy widoku „Do odpowiedzi” to sprawy, które czekają na Twoją odpowiedź albo decyzję. Widok „Od Allegro” nie ma liczby, a nieprzeczytane ostrzeżenia i powiadomienia stoją na górze jego listy.

E-mail napisany w HTML Salecare pokazuje z jego własnym układem. Obrazki wklejone w treść, na przykład wzór etykiety od hurtowni, stoją w treści maila, a pod wiadomością są tylko pliki dołączone jako załączniki.

Krok 3. Odsiej pocztę, która nie jest od kupujących

Salecare sam rozpoznaje powiadomienia, newslettery i automatyczne odpowiedzi, ale nie zna wszystkich firm, z którymi pracujesz. Mail od hurtowni albo kuriera, którego Salecare nie rozpozna, stoi na widoku „Wszystkie” jako e-mail, a przy skrzynce z ustawieniem „Tylko kupujący” czeka też na widoku „Do odpowiedzi” i podbija jego liczbę. Takiego nadawcę odsiejesz regułą. Wejdź w Ustawienia, Integracje, Skrzynki e-mail i kliknij Reguły nad listą skrzynek. Przycisk Reguły pojawia się tam, gdy firma ma skrzynkę, która nie jest odłączona, albo ma już zapisane reguły. Reguły ustawia osoba z uprawnieniem Ustawienia obszaru roboczego. Kliknij Dodaj regułę, w panelu Nowa reguła w polu Czego szukać wybierz „Nadawca”, wpisz cały adres albo samą domenę, na przykład hurtownia-tkanin.pl, a w polu Co zrobić wybierz „Nie od kupującego”. Domena obejmuje też subdomeny. W polu Czego szukać możesz wybrać również „Tytuł wiadomości” albo „Treść wiadomości” i wpisać ich fragment, a wielkość liter nie ma znaczenia. Poczta od tego nadawcy przestaje wtedy czekać na odpowiedź i trafia na widok „Od Allegro” jako powiadomienie. Nie dostaje ani tematu, ani potwierdzenia, ani szkicu AI. Reguła z działaniem „Ustaw temat” przypisuje rozmowie temat wybrany w polu Temat, gdy rozpoznawanie po słowach w treści wybiera zły. Reguły są sprawdzane w kolejności dodania i działa pierwsza, która pasuje. Zawsze mają pierwszeństwo przed automatycznym rozpoznawaniem. Zapisana reguła obejmuje też pocztę, która już jest na stronie Wiadomości, a przy dużej liczbie e-maili może to potrwać kilka minut. Regułę usuniesz z menu przy jej wierszu. Przestaje wtedy działać dla nowej poczty, a rozmowy, które już przeniosła na widok „Od Allegro”, tam zostają.

Krok 4. Prowadź obsługę w jednej aplikacji

Od teraz nie przełączasz się między panelem Allegro a programem pocztowym. Mail od klienta trafia na tę samą listę co dyskusja czy reklamacja, więc jedna osoba obsługuje wszystkie rozmowy w jednej aplikacji. E-mail kupującego, który czeka na odpowiedź, stoi na widoku „Do odpowiedzi” i wchodzi do liczby przy pozycji Wiadomości w menu bocznym. Salecare liczy na niego te same 24 godziny robocze co na wiadomość z Allegro, choć Allegro nie ocenia poczty. Przy urlopie albo zmianie osoby na obsłudze następca widzi w Salecare całą pobraną korespondencję, bez szukania po skrzynkach pocztowych. Ta korespondencja sięga 30 dni przed podłączeniem skrzynki. Gdy klient najpierw pisze maila, a potem otwiera dyskusję, obie sprawy masz w jednej aplikacji, na jednej liście. Salecare ich ze sobą nie łączy, bo mail przychodzi z adresu e-mail, a dyskusja z konta Allegro. Pozycja Automatyczne odpowiedzi w menu Więcej nad listą prowadzi do ustawień automatyzacji obsługi.

Co dalej

Skrzynka e-mail jest podłączona. Teraz ustaw automatyczne reakcje, szablony i szkice odpowiedzi od AI, żeby żadna sprawa nie czekała dłużej, niż musi. Zobacz poradnik „Jak zautomatyzować wiadomości i dyskusje Allegro”.