Jak skonfigurować magazyny i stany
Sprzedaż dwóch ostatnich sztuk trzem kupującym kończy się anulowaniem zamówienia, zwrotem pieniędzy i negatywną oceną. Żeby do tego nie dochodziło, Salecare trzyma stany produktów w magazynach i zapisuje w ruchach magazynowych zmiany stanu ze sprzedaży, zwrotów i korekt ręcznych. Gdy włączysz rezerwacje, rezerwuje też sztuki pod zamówienia, które nie zostały jeszcze wysłane.
Magazyny prowadzisz w każdym planie. Plan Starter mieści jeden magazyn, Pro pięć, Business dziesięć, a Enterprise dowolną liczbę. Aktualizacja stanów na Allegro i czas wysyłki z magazynu to osobne funkcje, dostępne od planu Pro.
Krok 1. Otwórz stronę Magazyny
W Ustawieniach otwórz stronę Magazyny. Na tę samą stronę prowadzi przycisk Ustawienia w nagłówku zakładki Produkty. Ścieżka na górze strony prowadzi wtedy z powrotem do Produktów, a na telefonie robi to link Wróć do strony …. Na start masz jeden magazyn o nazwie „Magazyn główny”, oznaczony plakietką „Domyślny”. Przycisk Dodaj magazyn tworzy kolejne. Pod tytułem widać, ile sztuk masz razem i ile produktów ma stan. Lista pokazuje przy każdym magazynie czas wysyłki, liczbę sztuk na stanie i liczbę produktów, które mają w nim stan, a przy włączonych rezerwacjach także kolumnę Zarezerwowane. Na telefonie te liczby stoją w jednej linii pod nazwą magazynu. Na świeżym koncie obie liczby to zero. Wypełnią się, gdy zasilisz stany.
Magazyn zmienisz albo usuniesz z menu ⋯ w jego wierszu. Magazynu domyślnego usunąć się nie da, więc jego menu nie ma pozycji Usuń. Żeby usunąć obecny magazyn domyślny, najpierw otwórz okno Edytuj magazyn innego magazynu i włącz w nim Ustaw jako magazyn domyślny. Razem z magazynem znikają jego stany, więc na kontach z aktualizacją stanów z magazynu oferty jego produktów dostają od razu nowy stan z pozostałych magazynów. Produkt, który miał stan tylko w usuniętym magazynie, dostaje 0 sztuk i Allegro kończy jego trwające oferty, żeby nie sprzedawały towaru, którego już nie masz. Tak samo dzieje się z zestawem, którego żaden składnik nie ma już stanu w pozostałych magazynach.
W menu Więcej są pozycje Wyślij stany teraz i Przelicz czas wysyłki. Każda z nich najpierw pyta, w ilu ofertach zmieni liczbę sztuk albo czas wysyłki. Po kliknięciu Anuluj nic nie wysyła. Obie pozycje są nieaktywne, dopóki żadne podłączone konto Allegro nie bierze tej wartości z magazynu.
Krok 2. Ustaw czas wysyłki magazynu
Każdy magazyn ma czas wysyłki, czyli czas, jakiego potrzebujesz na przygotowanie wysyłki ze stanu tego magazynu. Magazyn główny, który Salecare zakłada przy rejestracji, zaczyna od „Natychmiast (ten sam dzień)”, a po pierwszej synchronizacji ofert dostaje czas wysyłki, który ma najwięcej Twoich aktywnych ofert (przy remisie dłuższy). Dzieje się to jeden raz i tylko wtedy, gdy żadne konto nie bierze jeszcze czasu wysyłki z magazynu. Czasu, który ustawisz sam, Salecare nie zmienia. Wybierz Zmień w menu ⋯ magazynu i dopasuj go do rzeczywistości, bo na jego podstawie Salecare wylicza czas wysyłki ofert. Liczy się najszybszy magazyn, w którym produkt jest dostępny, więc sztuki zarezerwowane pod przyjęte zamówienia nie wyznaczają czasu wysyłki. Jeśli towar z danego magazynu pakujesz dzień dłużej, kupujący powinien to zobaczyć w ofercie, a nie dopiero w opóźnionej paczce. Nowemu magazynowi Salecare nie podpowiada czasu wysyłki, więc okno Dodaj magazyn zapisze się dopiero, gdy go wybierzesz. Wybierz czas, w jakim naprawdę wysyłasz z tego magazynu, zwłaszcza dla hurtowni.
Typ magazynu, magazyn domyślny i wyłączenie z Allegro
W tym samym oknie wybierasz typ magazynu. „Własny” wybierz dla towaru, który wysyłasz sam. Gdy magazyn prowadzi konto Allegro albo masz włączone rezerwacje, sprzedaż zmniejsza jego stan. „Zewnętrzny (hurtownia)” wybierz dla stanu dostawcy z jego pliku. Zamówienia go nie zmniejszają, zmienia go tylko kolejny import, ale trafia na oferty Allegro tak samo jak stan magazynu własnego. Plik hurtowni kieruj więc do osobnego magazynu typu „Zewnętrzny (hurtownia)”. Gdy trafi do magazynu własnego, na przykład do magazynu „Magazyn główny”, import nadpisuje Twój własny stan, a sprzedaż i rezerwacje zdejmują sztuki ze stanu dostawcy.
Jest tam też przełącznik Wyłącz ten magazyn z Allegro. Włącz go dla magazynu, z którego nie sprzedajesz na Allegro, na przykład dla zwrotów uszkodzonych albo rezerwy. Stan takiego magazynu nie trafia na oferty Allegro, a jego czas wysyłki nie wyznacza czasu wysyłki ofert. Na liście taki magazyn ma oznaczenie „Wyłączony z Allegro”. Sprzedaż i rezerwacje zdejmują sztuki najpierw z magazynów uwzględnianych dla Allegro, od najszybszego. Z magazynu wyłączonego z Allegro sztuki schodzą dopiero wtedy, gdy w pozostałych magazynach ich zabraknie, więc oferty kont z aktualizacją stanów z magazynu dostają niższy stan.
Przełącznikiem Ustaw jako magazyn domyślny wskazujesz magazyn, do którego trafiają importowane stany, gdy w pliku nie ma kolumny magazynu. W magazynie domyślnym tego przełącznika nie wyłączysz, bo import musi mieć dokąd zapisać stany. Żeby przenieść rolę, otwórz inny magazyn i włącz w nim ten przełącznik.
Krok 3. Zasil stany produktów
Stany trafiają do magazynu na dwa sposoby. Pierwszy to import, jednorazowy albo automatyczny. W jego kroku Kolumny ustawiasz Magazyn docelowy stanów i tam trafiają ilości z pliku. Drugi to ręczna edycja. Na karcie produktu, na zakładce Dane, w sekcji Cena i stan wybierasz magazyn i wpisujesz stan. Import sprawdza się przy hurtowni, ręczna edycja przy własnym towarze i korektach po inwentaryzacji. Ręczna zmiana stanu zapisuje się w ruchach magazynowych jako „Korekta ręczna”, a oferty kont prowadzonych przez magazyn dostają nową liczbę sztuk od razu, bez czekania na kolejną sprzedaż.
Bez rezerwacji sprzedaż zmniejsza stan od chwili, w której magazyn zaczyna prowadzić pierwsze konto Allegro, czyli od włączenia aktualizacji stanów albo czasu wysyłki. Zamówienia złożone wcześniej nie zmieniają stanu. Przed włączeniem wpisz albo zaimportuj aktualny stan, bo sprzedaż sprzed włączenia nie zmniejszy go już później. Tak samo działa oferta, którą powiążesz z produktem później. Jej wcześniejsza sprzedaż nie zmienia stanu, chyba że oferta pojawiła się w Salecare w ciągu ostatniej doby, bo wtedy to nowa oferta produktu, który już masz na stanie. Gdy podłączasz kolejne konto Allegro, Salecare pobiera jego dawne zamówienia, ale zamówienia złożone przed podłączeniem konta nie zmieniają stanu, także w jego nowych w Salecare ofertach. Stan zmniejsza dopiero sprzedaż z tego konta po podłączeniu. Z rezerwacjami stan liczy się od chwili ich włączenia, niezależnie od ustawień kont Allegro. Niewysłane zamówienia z ostatnich 14 dni dostają wtedy rezerwację i zmniejszą stan przy wysyłce, także zamówienia konta Allegro, które podłączysz później, i zamówienia oferty, którą później powiążesz z produktem. Takich zamówień nie odejmuj od stanu sam, bo ich sztuki zeszłyby dwa razy. W obu przypadkach sprzedaż produktu bez stanu w żadnym magazynie własnym, na przykład wysyłanego przez hurtownię, nie zmniejszy stanu, który wpiszesz później. Salecare pobiera tylko zamówienia z Allegro, więc sprzedaż w innym kanale, na przykład w sklepie internetowym, nie zmniejsza stanu wcale. Gdy sprzedajesz ten sam towar także poza Allegro, zasilaj stan magazynu z systemu, który tę sprzedaż widzi, na przykład importem automatycznym pliku stanów ze sklepu albo z integratora.
Bez rezerwacji sprzedaż zmniejsza stan już wtedy, gdy Salecare pobierze zamówienie, a nie przy wysyłce. Dlatego bez rezerwacji, zarówno przed włączeniem aktualizacji stanów albo czasu wysyłki, jak i przy korekcie po inwentaryzacji, wpisz liczbę sztuk na półce pomniejszoną o sztuki zamówień, które nie zostały jeszcze wysłane. Ich wysyłka nie zmniejszy już stanu w Salecare, więc gdy je wliczysz, stan będzie wyższy niż w magazynie, oferty pokażą sztuki, których nie masz, a ostatnie sztuki mogą sprzedać się dwa razy. Z rezerwacjami wpisz liczbę sztuk na półce, bo zamówienie zdejmuje sztuki ze stanu dopiero przy wysyłce, a do tego czasu je rezerwuje.
Zestaw nie ma własnego stanu. Jego stan liczy się ze składników. Sprzedaż zestawu zmniejsza stan każdego składnika o jego liczbę w zestawie, więc pojedyncze oferty tych produktów dostają nową liczbę sztuk. Oferta zestawu na koncie z aktualizacją stanów z magazynu Salecare dostaje tyle sztuk, ile pełnych zestawów da się złożyć z dostępnych składników. Składnik bez stanu w żadnym magazynie, na przykład bilecik, którego nie liczysz, nie ogranicza zestawu. Składnik wysyłany przez hurtownię ogranicza liczbę zestawów, ale sprzedaż zestawu nie zmienia jego stanu, bo ten stan prowadzi hurtownia. Anulowany albo zwrócony zestaw oddaje na stan wszystkie swoje składniki. Na liście produktów zestaw ma w miejscu stanu magazynowego napis „Zestawy ze składników” i liczbę pełnych zestawów, jaką składniki dają łącznie we wszystkich magazynach. Po tej liczbie sortujesz i filtrujesz listę tak samo jak po stanie pojedynczych produktów. Zestaw tworzysz importem z pliku, kolumną przypisaną do pola Skład zestawu. Opisuje to poradnik „Jak zaimportować produkty z pliku i pilnować historii importów”.
Na liście Produkty stan produktu z trwającą ofertą, którego stan prowadzisz w magazynie Salecare, jest czerwony przy 0 sztuk i żółty przy 1 do 5. Takie produkty zbiera szybki filtr Mało sztuk.
Krok 4. Pilnuj rezerwacji i ruchów magazynowych
Rezerwacje są domyślnie wyłączone. Włączasz je w wierszu Rezerwuj sztuki dla niewysłanych zamówień pod listą magazynów. Zmień w tym wierszu otwiera panel z przełącznikiem, a przy włączonym przełączniku także z polem Zwalniaj nieopłacone po (od 1 do 90 dni, domyślnie 3). Zapisz zapisuje oba ustawienia, a wiersz pokazuje potem, po ilu dniach nieopłacone zamówienia zwalniają sztuki. Gdy rezerwacje działają, sztuki z nowego zamówienia przestają być dostępne, gdy Salecare pobierze zamówienie z Allegro. Konta z aktualizacją stanów z magazynu Salecare sprawdza co 2 minuty i nowe zamówienie pobiera od razu, więc trwa to zwykle kilka minut. Pozostałe konta pobierają zamówienia co 15 minut. Do tego czasu ostatnią sztukę może kupić kilka osób. Po włączeniu rezerwacji zamówienia wysłane wcześniej i zamówienia starsze niż 14 dni nie zmieniają stanu, a niewysłane zamówienia z ostatnich 14 dni dostają rezerwację, bo ich towar wciąż leży w magazynie. Rezerwację nieopłaconego zamówienia Salecare zwalnia po liczbie dni z pola Zwalniaj nieopłacone po i nie zakłada jej na nieopłacone zamówienie starsze niż ten limit. Dzięki temu porzucone zamówienie nie rezerwuje stanu bez końca. Allegro również anuluje nieopłacone zamówienia automatycznie. Gdy kupujący zapłaci, rezerwacja wraca przy kolejnej synchronizacji zamówień.
Opłacone zamówienie trzyma rezerwację, dopóki nie zostanie wysłane albo anulowane. Rezerwacja zamienia się w sprzedaż i zmniejsza stan, gdy zamówienie dostanie w Allegro status „Wysłane” albo „Odebrane”. Status „Wysłane” ustawiasz w Allegro sam, przez program do wysyłek albo automatycznie po dodaniu numeru przesyłki, jeśli włączysz taką opcję w Allegro. Zanim włączysz rezerwacje, upewnij się, że Twoje wysłane zamówienia dostają w Allegro ten status. Inaczej rezerwacje zostają na zamówieniach, które dawno wyszły, i po wpisaniu stanu z półki dalej się od niego odejmują. Oferty dostają wtedy za mało sztuk albo 0 i Allegro je kończy.
Przy włączonych rezerwacjach lista magazynów ma kolumnę Zarezerwowane, a panel wiersza pokazuje produkty z zarezerwowanymi sztukami. Przy nazwie produktu stoi liczba zarezerwowanych sztuk, a pod nią Na stanie i Dostępne. Lista zaczyna od produktu z największą liczbą zarezerwowanych sztuk, a kolejność zmienisz w menu sortowania obok nagłówka listy. Lista w panelu ma najwyżej 20 produktów z największą liczbą zarezerwowanych sztuk, a gdy rezerwację ma więcej produktów, mówi o tym zdanie pod listą.
Sztuki z anulowanego zamówienia wracają na stan same, gdy Allegro oznaczy zamówienie jako anulowane. Sztuki odesłane zwrotem wracają na stan dopiero wtedy, gdy na stronie zwrotu w sekcji Ocena i zdjęcia klikniesz Zapisz ocenę, także przy zwrocie całego zamówienia. Allegro oznacza zamówienie jako zwrócone zwykle po zwrocie pieniędzy za cały towar, często zanim ocenisz towar albo zanim paczka do Ciebie dotrze. Dopóki zwrot czeka na ocenę, jego sztuki zostają poza stanem. Gdy kupujący odesłał tylko część zamówienia, jego status się nie zmienia, a o tych sztukach też decyduje ocena. Na stan wraca tylko towar w klasie A (jak nowy) z przeznaczeniem „Na stan”, i to po odbiorze paczki, co opisuje poradnik „Jak obsługiwać zwroty w Salecare”. Towar z przeznaczeniem „Wystaw jako używany” albo „Do utylizacji” zostaje poza stanem, bo nie wraca do sprzedaży w tej ofercie. Gdy takie przeznaczenie zapiszesz po tym, jak sztuki wróciły już na stan, Salecare zdejmie je ze stanu i zapisze w ruchach jako „Zwrot zdjęty ze stanu”. Tak się dzieje, gdy zmieniasz wcześniejszą ocenę „Na stan” albo gdy Allegro oznaczyło zamówienie jako zwrócone, zanim zwrot trafił do Salecare.
Oferty Allegro z magazynu
Czas wysyłki z magazynu i aktualizację stanów włączasz osobno na każdym koncie Allegro, bo jedno konto może brać stany z magazynu, a drugie zostać przy ilościach wpisanych ręcznie. Obie opcje są domyślnie wyłączone. Sekcja Oferty Allegro z magazynu pod listą pokazuje przy każdym koncie, czy bierze z magazynu liczbę sztuk i czas wysyłki. Zmień otwiera ten sam panel co w ustawieniach konta Allegro, a włączenie najpierw pyta, w ilu ofertach konta zmieni się wartość. Konto bez połączenia ma przycisk Połącz ponownie. Włączaj te opcje, gdy stany są kompletne, bo zmiany trafiają na aktywne oferty. Dzięki temu oferty bez pokrycia w magazynie przestają się sprzedawać, zanim kupujący zapłaci za towar, którego nie ma. Opisuje to osobny poradnik „Jak wstrzymać sprzedaż ofert bez pokrycia w magazynie”.
Ostatnie ruchy magazynowe
Na dole strony jest zwinięta sekcja Ostatnie ruchy magazynowe z liczbą ruchów. Po rozwinięciu widzisz do 15 najnowszych zmian stanu ze sprzedaży, rezerwacji, zwrotów i korekt ręcznych, od najnowszej. Nagłówki kolumn Kiedy, Produkt, Magazyn, Powód i Zmiana zmieniają kolejność. Na telefonie ruchy są wierszami jednej karty, a kolejność wybierasz w menu nad kartą. Zmian stanu z importu tam nie ma. Starsze ruchy produktu znajdziesz w sekcji Historia zmian na zakładce Historia karty produktu.
Co dalej
Stany najwygodniej zasila import automatyczny. Harmonogram ustawisz według poradnika „Jak ustawić import automatyczny z hurtowni”. A gdy stany już się aktualizują, domknij ochronę i włącz aktualizację stanów na koncie Allegro, opisaną w poradniku „Jak wstrzymać sprzedaż ofert bez pokrycia w magazynie”.